במהלך השנים, התפיסה של תכנון משרד השתנתה בצורות שונות. בעבר היה ברור איך משרד אמור להיראות. כל עובד היה בחדר משלו, לעיתים כמה עובדים חלקו משרד אחד ביחד, כאשר בחלל המשותף, הלובי של המשרד, היה דלפק שם היו יושבות המזכירות שקיבלו את פני העובדים, הלקוחות והספקים שנכנסו למשרד.
עם השנים, במיוחד מאז התפתחות עולם ההייטק, הגישה השתנתה בצורות שונות. היום תכנון משרידם מתבצע בצורות שונות ומגוונות, וזה בא לידי ביטוי הן באופן בו החללים של המשרד מחולקים והן בעובדה שהיום נהוג להשתמש בחומרים ואמצעים שונים, הן בשביל לתכנן את המשרד והן בשביל לעצב אותו.
תכנון משרדים הוא תחום מתפתח, הן בגלל ההכרה שהוא משפיע באופן כזה או אחר על העיצוב של המשרד והן בגלל ההשפעה שיש לו על כל מה שקשור לתהליך העבודה במקום. ברגע שבוחרים לעצב משרד בצורה מסוימת, זה משפיע כך או אחרת על העובדים ויכולת התפוקה שלהם. לכן יש לכך משמעות רבה. אנחנו יכולים לראות התפתחויות שונות בתחום, שבסופו של דבר גם משפיעות על התפוקה בשוק העבודה.
מה הן האפשרויות שעומדות לרשותנו
האפשרות הקלאסית של תכנון משרדים היא כאמור חלוקה לחללים, שכל חלק עומד בפני עצמו. גם היום בלא מעט משרדים אנחנו נמצא חלל אחד שמחולק לחדרים שונים שאין ביניהם קשר. אפילו לא קשר עין, שכן בין החדרים השונים מפרידים קירות לבנים. ישנם משרדים שמחולקים על ידי קירות זכוכית, מה שכן מאפשר קשר עין בין העובדים.
אפשרות יותר מודרנית היא אופן ספייס אשר מאפשר לעובדים להיות בקשר ובמגע קבוע עם עובדים אחרים. במקרים רבים לצד האופן ספייס יש חדרים סגורים או שקופים השייכים למנהלים או לבעלי תפקידים משמעותיים יותר. זה מאפשר להם גם לבצע את עבודתם וגם לפקח על שאר העובדים.
ישנה גם אפשרות לפצל את המשרד בין חלקים שונים. קרי, כל קבוצה אשר מתעסקת בתחום מסוים מקבלת "נתח" משלה במשרד ושם היא פועלת בצורות שונות. הרעיון הוא לייצר הפרדה בין הקבוצות השונות על מנת שכל אחת מהן תוכל לעבוד באופן בלעדי ולא תצטרך לחלוק את החלל עם קבוצות אחרות.
איך מתכננים משרד בצורה נכונה
לצורך תכנון משרדים יש להתייחס לשלושה פרמטרים עיקריים.
פרמטר ראשון, מה גודל השטח שעומד לרשות בעלי המשרד וכיצד הם יכולים להשתמש בו בצורה נכונה ויעילה מבחינת מעשית, מבחינת חומרים.
פרמטר שני, כמה עובדים יש במשרד ובמה הם מתעסקים. איך אפשר לייצר מצב שהם יוכלו ליהנות מסביבת עבודה נוחה שתאפשר להם לייצר תפוקה טובה.
פרמטר שלישי, איך התכנון יכול להתאים לסגנון המקום ולעיצוב שלו. איך יוצרים תכנון שבאמת יתאים לצרכים של המשרד בצורה נכונה.
